Hvor nøye må du egentlig være med timelistene?

Når én glipp koster millioner

Et eksempel som illustrerer viktigheten av å bruke regelverket riktig, er Eidsivatings dom LE-2017-113189, som gjaldt oppføring av to kontorbygg. Grunnforholdene viste seg å være vesentlig annerledes enn antatt, som medførte både at kjelleren måtte omprosjekteres, og at byggegropa måtte sikres på en annen måte enn forutsatt.

I rettssaken klarte entreprenøren å bevise at dette hadde medført tilleggskostnader på over 33,5 MNOK, som retten også la til grunn at entreprenøren i utgangspunktet hadde krav på. Likevel ble entreprenøren bare tilkjent 28 MNOK. Entreprenøren måtte altså tåle et kutt på over 5,5 MNOK. 

Hvorfor? Fordi entreprenøren ikke hadde fulgt regningsarbeidsreglene i NS 8407.

Ukentlige oppgaver – ikke bare en formalitet

Disse reglene fastslår at entreprenøren skal sende kostnadsoppgaver med timelister og materialkostnader hver uke så lenge arbeidene pågår. Dersom entreprenøren ikke gjør dette, er konsekvensen at entreprenøren ikke har krav på dekning av mer kostnader enn det byggherren «måtte forstå» at medgikk. 

Som saken viser, kan dette bety at entreprenøren må tåle kutt i vederlaget, selv om han i ettertid skulle klare å dokumentere kostnadene. I tillegg kommer selvfølgelig det faktum at mangelfull dokumentasjon også kan gi betydelige problemer med å dokumentere kostnadene. Konsekvensene kan altså bli store for den entreprenøren som ikke behersker regningsarbeidsreglene.

Også oppdragsgiver har ansvar

Dette gjelder også for oppdragsgiver. De samme reglene fastslår at oppdragsgiver, etter å ha mottatt kostnadsoppgaven, har 14 dager på å kontrollere disse. Dersom oppdragsgiver ikke reagerer innen disse 14 dagene er omme, skal kostnadsoppgaven etter regelverket «legges…til grunn» for oppgjøret. Dette betyr at det, med noen unntak, da vil være for sent å protestere på timelistene, for eksempel hvis oppdragsgiver mener at deler av timene ikke er utført. Dette gjelder selv om oppdragsgiver i ettertid skulle klare å bevise at det faktisk var feil ved timeføringen. Og det gjelder selv om oppdragsgiver er uenig i at arbeidene skal avregnes som regningsarbeider, noe mange oppdragsgiver tilsynelatende ikke er klar over.

Konsekvensene kan altså være harde for både entreprenør og oppdragsgiver dersom dette regelverket ikke brukes. Reglene er i all hovedsak like for de ulike standardene, riktignok med noe mildere preklusjonsregler for oppdragsgiver i NS 8406/8416. Dette er altså regler det er viktig å kjenne til, og ikke minst bruke riktig, uavhengig av hvilken NS kontrakten er regulert av.

Men hva må timelistene inneholde?

For at timelistene skal være gode nok, må de spesifisere hvor arbeidet er utført, og hva timene har gått med til. Et illustrerende eksempel her er Borgartings dom LB-2016-2818. Den saken gjaldt en malerentreprise som opprinnelig var avtalt utført etter enhetspriser, men hvor partene etter hvert ble enige om å gå over til regningsarbeid, fordi forholdene på byggeplassen ikke gjorde det mulig med rasjonell fremdrift. 

Partene ble imidlertid uenige om hvorvidt dokumentasjonen var god nok. Under arbeidet ble det ikke sendt fakturaer i det hele tatt. Etter hvert sendte malerentreprenøren over timelister, men disse viste kun dato og timetall. Borgarting konstaterte da at det ikke var tilstrekkelig, og at timelistene nettopp må vise hvor arbeidet er utført, og hva timene har gått med til.

Beskrivelsen av arbeidet må også være spesifikk nok til at det er mulig å kontrollere. Generelle og sjablongmessige betegnelser som for eksempel «diverse rørarbeid» vil ikke være tilstrekkelig. 

I Borgartings sak LB-2023-55808 ble timer ført av arkitekter for bl.a. «arbeidstegninger», «arbeidsmodell», og «detaljeringsprosjektering» ikke ansett som godt nok spesifisert. Den saken var riktignok spesiell, fordi kontrakten i saken ble hevet før utførelse, slik at oppdragsgiver aldri fikk se tegningene som ble utarbeidet, men avgjørelsen illustrerer like fullt at beskrivelsen må være konkret. Timelistene må altså i utgangspunktet beskrive hvilke konkrete aktiviteter som ble utført.

Unntak, spesialtilfeller og ekstra krav

Det er også viktig å være klar over at de konkrete kravene til timelistene kan variere. Dette er fordi timelistenes hovedformål er å sette oppdragsgiver i stand til å kontrollere at kravet er riktig. Hvor enkelt eller komplisert dette er kan variere ut fra en mengde ulike faktorer.

Et typisk eksempel er såkalt tilbakegang: Partene har i utgangspunktet avtalt at arbeidet skal utføres etter faste enhetspriser, men fordi deler av arealene ikke er klare, avtales det at disse skal utføres på regning. I et slikt tilfelle må timelistene sette oppdragsgiver i stand til å kontrollere om timene som utføres gjelder areal man er enige i at det har vært tilbakegang i. Her kan det være snakk om forskjeller på rom-nivå. Dette kan i praksis stille strengere krav til timelisteføring enn om hele prosjektet skulle vært utført på regning.

Et annet typisk eksempel er arbeidsledelse og administrasjon. Som jeg forklarte i et av mine tidligere innlegg; Hva dekkes av påslaget i regningsarbeid, er dette i utgangspunktet tid entreprenøren kan føre timer for. Men dette gjelder bare ledelse som er nødvendig for at arbeidene skal bli utført riktig. Timene som medgått til «kommersiell» behandling, som arbeid med endringsvarsel, prising osv., faller utenfor. Timelistene må da sette oppdragsgiver i stand til å kontrollere at det faktisk er arbeidsledelse, og ikke «kommersiell» behandling det kreves timer for.

Det samme gjelder hvis kontrakten fastslår at timeratene skal dekke arbeidsledelse og administrasjon. Entreprenøren kan i slike tilfeller likevel kreve ekstraordinær ledelse og administrasjon dekket time for time, hvis dette er forårsaket av oppdragsgiver. Men dette forutsetter selvsagt at det er mulig å lese ut fra timelistene at det nettopp er snakk om ekstraordinær administrasjon. Timelistene må derfor beskrive helt konkret hva ledelsen/administrasjonen har bestått i.

Et konkret råd til slutt

Entreprenør og oppdragsgiver kan ofte ha ulik oppfatning om hvor spesifikke timelistene må være for at de skal være kontrollerbare, og det oppstår derfor ikke helt sjeldent uenigheter om dette. Rådet er derfor å sørge for at timelistene i så stor grad som mulig spesifiserer hvilke konkrete aktiviteter som har blitt utført, og hvor. Dette vil redusere sannsynlighet for uenighet, og ikke minst redusere risikoen for å få fakturaen kuttet hvis det blir uenighet.

Husk også at dersom det er gitt et kostnadsestimat, må entreprenøren i tillegg varsle oppdragsgiver særskilt dersom han ser at estimatet vil bli overskredet. Selv om kostnadsestimat i utgangspunktet ikke er bindende etter NS-kontraktene, brukes slike overskridelser hyppig som et argument for at driften har vært irrasjonell, noe som kan lede til en avkortning.