10 bud for å lykkes med sluttoppgjøret

1. Dere trenger ikke være enige før sluttoppgjøret inngis

Det er ikke helt uvanlig at entreprenøren prøver å bli enig med byggherren før sluttoppgjøret inngis. Det er selvsagt ikke noe i veien for å gjøre dette, men det er heller ikke nødvendig. Og det har sine ulemper. En ting er at det kan lede til uklarheter som nevnt i neste punkt, en annen ting er at det også gjør prosessen med å ferdigstille sluttoppgjøret mer tidkrevende. Tanken bak sluttoppgjørsreglene er at sluttoppgjøret skal synliggjøre hva partene mener om de enkelte kravene. Deretter kan partene forhandle med utgangspunkt i det.

2. Vær tydelig på at sluttoppgjøret faktisk er sluttoppgjøret

Altfor ofte oppstår det uenigheter om det entreprenøren har oversendt faktisk skal regnes som et sluttoppgjør eller ikke. Uklarheter om dette kan nemlig få konsekvenser begge veier, og det er særlig to grunner til dette: For det første vil entreprenøren, med noen unntak, ikke kunne fremsette nye krav mot byggherren etter at sluttoppgjør er sendt, for det andre utløser inngivelse av sluttoppgjøret betalingsfristen for byggherren -og, enda viktigere, fristen for å komme med innsigelser mot sluttoppgjøret.

Den store «fallgruven» for entreprenøren er dermed å gi inntrykk av at noe som ikke er ment som et sluttoppgjør, faktisk er det. Konsekvensen av dette vil være at entreprenøren vil miste adgangen til å fremsette ytterligere krav, og det inkluderer også krav som allerede er fremsatt, men ikke betalt.

Nå vil det normalt ikke være noe problem at ordinære fakturaer forveksles med et sluttoppgjør. Etter standardene er det oversending av sluttoppstilling vedlagt sluttfaktura som utløser virkningene av et sluttoppgjør. Ordinære fakturaer vil normalt ikke ha et oppsett som lett kan forveksles med dette, og dette vil uansett normalt ikke være noe tema før etter at arbeidene er overtatt. Det kan imidlertid skje dersom entreprenør oversender forslag til sluttoppgjør, i den hensikt å forhandle frem et omforent oppgjør før endelig sluttoppgjør inngis – som nevnt over.

Det kan også skje dersom entreprenøren etter overtakelse oversender en avsluttende faktura med siste del av en fastpris, eller siste avregnede mengder. I så fall er det viktig å være klar over at sluttoppgjørsvirkningene kan inntre dersom dette er egnet til å gi byggherren inntrykk av å være ment som sluttoppgjøret i prosjektet – og dette kan skje selv om entreprenøren ikke bruker begrepet sluttoppgjør. Derfor bør entreprenøren i slike tilfeller være veldig tydelig på at dette ikke er ment som sluttoppgjør.

3. Vær sikker på at alle krav er medtatt

Når sluttoppgjøret skal inngis, er det viktig at entreprenøren er sikker på at alle krav er tatt med, fordi det ikke er adgang til å fremsette nye krav senere. Det gjelder enkelte unntak: Krav knyttet til arbeid som skal utføres etter overtakelsen, innestående, gjenstående krav på indeksregulering, og krav som allerede er brakt inn for oppmann, domstolene eller voldgift, og entreprenøren kan også ta forbehold om fremsettelse av krav hvis entreprenøren fremdeles ikke har grunnlag for å beregne dem, men bortsett fra dette må alle krav i prosjektet med.

Etter NS-kontraktene skal alle krav entreprenenøren har i forbindelse med kontrakten medtas, uavhengig av om de er akseptert eller avvist, og uavhengig av om de er betalt eller ubetalt. Sluttoppstillingen skal dermed være en komplett oppstilling over alle krav som ikke er frafalt, og det er naturlig nok særlig viktig å sikre at man ikke glemmer å medta ubetalte krav. Dersom disse ikke tas med i sluttoppstillingen, går de tapt.

Dette er spesielt viktig i NS 8407/NS 8417-kontrakter: I NS 8405/8415/8406/8416 står det at et inngitt sluttoppgjør kan korrigeres innen fristens utløp (det vil si to måneder etter overtakelse/registreringsforretning), men det står ikke i NS 8407/8417. Det er derfor antatt at entreprenøren etter slike kontrakter ikke kan korrigere et allerede inngitt sluttoppgjør, selv om fristen enda ikke er utløpt. Og det er da naturligvis det å ta inn nye krav man her tenker på – korreksjoner av fremsatte krav er det en viss adgang til, noe jeg kommer tilbake til under.

Det er viktig å merke seg at det først er når sluttoppstilling er inngitt at virkningene inntrer. Om entreprenøren sender inn sluttoppstillingen for sent, så får det faktisk ingen umiddelbare konsekvenser, utover at betalingsfristen for byggherren selvsagt ikke begynner å løpe. Men når fristen er utløpt kan byggherren sette en ny frist, som minimum skal være på 14 dager. Hvis entreprenøren oversitter denne tilleggsfristen, så taper entreprenøren alle krav som ikke allerede er betalt (eller unntatt fra reglene, som nevnt over).

4. Ta med fristforlengelseskrav

Dette burde det egentlig være unødvendig å ta med, fordi det etter min mening burde være åpenbart at det ikke er nødvendig å ta med fristforlengelseskrav i sluttoppgjøret. Det forekommer imidlertid at byggherrer hevder det motsatte, og dette har faktisk også blitt lagt til grunn i en rettsavgjørelse, riktignok for et krav av meget begrenset betydning i den saken.

En slik oppfatning er etter min mening basert på en misforståelse av sluttoppgjørsreglene, men i lys av at det faktisk finnes eksempler på at en slik oppfatning har ført frem, samtidig som det tross alt er en temmelig enkel operasjon å ta med fristforlengelseskravene når sluttoppstillingen uansett skal inngis, vil mitt råd være å ta med fristforlengelseskravene. På den måten slipper man hele problemstillingen.

5. Ha en fast mal for oppstillingen

Et enkelt og veldig lurt grep som kan tas for å minimere sannsynligheten for kostbare feil i sluttoppgjørsprosessen, er å lage en fast mal for sluttoppstillinger, som brukes i alle prosjekt. En slik mal bør bygges opp etter reglene i NS-kontraktene, det vil si at den for hvert krav bør inneholde egne kolonner for:

• Allerede fakturerte beløp
• Ikke fakturerte beløp
• Betalte beløp
• Ubetalte beløp

Alle krav – kontraktssum, endringer, tillegg og annet – føres da inn etter dette oppsettet. Et slikt oppsett vil på en enkel måte vise hvilket totalbeløp som hittil ikke er fakturert, og dermed skal faktureres i sluttfakturaen, og hvilke beløp som ikke er betalt, og som dermed kreves betalt. Mange sluttoppstillinger unnlater å angi totalt ubetalt beløp. Det skaper unødvendige uklarheter, og det er da også fort gjort å glemme tidligere fakturerte krav, som ikke er betalt.

6. Les kontraktens sluttoppgjørsbestemmelser før sluttoppgjøret sendes

En fast mal for sluttoppstilling vil lette arbeidet betraktelig, men det er likevel alltid viktig å lese kontraktens sluttoppgjørsbestemmelser før sluttoppgjøret sendes inn. Dette gjelder både de vanlige reglene i NS-kontrakten, og eventuelle særvilkår som måtte være inntatt i kontrakten. Feil i sluttoppgjør kan få store konsekvenser, så det lønner seg å ta den lille ekstra tiden for å sjekke at sluttoppgjøret faktisk er i henhold til kontraktens regler før det sendes. Dette er ikke ting som bør tas på husk. For eksempel er det mange som brenner seg ved at de tar forbehold om justering av krav, uten å sjekke at kontrakten faktisk tillater et slikt forbehold, noe som kan lede til at muligheten til justering tapes.

7. Vær klar over at adgangen til å ta forbehold er begrenset

Det er ikke helt uvanlig at entreprenøren tar forbehold om senere justeringer når sluttoppgjøret sendes, men det er viktig å være klar over at adgangen til dette er begrenset. NS-kontraktene tillater i utgangspunktet kun forbehold når grunnlaget for beregning av et krav ikke foreligger i tide, typisk fordi entreprenøren fortsatt ikke har fått inn alle fakturaene fra sine underleverandører.

Entreprenøren må da spesifisere hvilket kravsgrunnlag det er snakk om. Entreprenøren må altså i sluttoppgjøret forklare hvilke deler av kravet som ikke kan beregnes, og hvorfor. Deretter må dette følges opp med konkret beregning innen rimelig tid etter at grunnlaget foreligger.

Utover dette vil forbehold ikke stå seg. Det gjelder selvsagt ikke for krav som er unntatt fra sluttoppgjørsreglene (krav knyttet til arbeid som først skal utføres etter overtakelsen, krav på innestående, gjenstående krav på indeksregulering, og krav brakt inn for oppmann, domstolene eller voldgift), men andre forbehold vil ikke kunne påberopes, og justeringene vil dermed gå tapt. Det er derfor viktig å være bevisst på disse begrensningene. Er man usikker, er det bedre å estimere et krav enn å ta forbehold – slike estimat vil ikke gå tapt, men er de udokumenterte vil de etter omstendighetene kunne lede til at byggherrens betalingsplikt utsettes.

8. Etter inngivelse kan entreprenøren korrigere feil, men ikke fremme nye krav

Som nevnt over, kan entreprenøren i utgangspunktet ikke fremsette nye krav etter at sluttoppgjøret er sendt inn. Dette medfører av og til uenigheter om hvorvidt entreprenøren kan rette på sluttoppgjøret etter at fristen er løpt ut, da typisk ved å «flytte» mengder.

Standardene kunne med fordel vært tydeligere på dette punktet, men det enkle svaret på dette er at entreprenøren kan rette feil, så lenge han ikke fremmer nye krav.

Hvis entreprenøren for eksempel finner ut at han i en mengderegulerbar kontrakt har avregnet et rørstrekk på feil post, har han anledning til å «flytte» rørstrekket over til riktig post, så lenge totalsummen ikke øker fra den opprinnelige sluttoppstillingen. Dette er ikke å fremme et nytt krav, selv om det ikke var krevd noe på den riktige posten i sluttoppgjøret. Men om det skulle vise seg at han har fakturert for mye for ett rørstrekk, kan han naturligvis ikke «kompensere» ved å ta inn et annet rørstrekk som ble glemt i den opprinnelige sluttoppstillingen – det vil være å fremme et nytt krav.

På samme måte kan entreprenøren flytte kostnadsposter internt i sluttoppstillingen, for eksempel hvis en post er ført under feil endringsmelding, eller ført under kontraktens a-nota i stedet for endringsmeldingen den skulle vært ført på. Men entreprenøren kan ikke ta inn nye kostnadsposter.

Så lenge kostnadsposten er medtatt i sluttoppgjøret, står entreprenøren altså i utgangspunktet fritt til å korrigere plasseringen av den i ettertid, så lenge det skjer uten at kostnaden øker.

I tillegg til dette kan entreprenøren også ha adgang til å rette åpenbare feil, som for eksempel regnefeil, og det kan nok også etter omstendighetene skje selv om det betyr at totalkostnaden øker. Et eksempel på dette er LH-2018-165649, hvor byggherren i sitt sluttoppgjørstilsvar hadde angitt dagmulkt eks. mva., i stedet for inkl. mva. Denne feilen fikk byggherren lov til å korrigere, selv om det medførte en økning i motkravene sammenlignet med sluttoppgjørstilsvaret. Entreprenørene må da ha en tilsvarende adgang til å korrigere åpenbare feil – men det må da være snakk om nettopp åpenbare feil.

9. Gjennomgå byggherrens sluttoppgjørstilsvar nøye

Etter å ha mottatt byggherrens sluttoppgjørstilsvar, må dette gjennomgås nøye. Det er avvikene mellom entreprenørens sluttoppgjør og byggherrens sluttoppgjørstilsvar som vil være rammen for de videre forhandlingene, og det er derfor viktig å ha et klart bilde av hvor uenighetene ligger.

Etter en avklaring fra Høyesterett i 2022 er det nå på det rene at byggherren ikke trenger å begrunne sluttoppgjørstilsvaret sitt. Entreprenøren har imidlertid krav på at byggherren angir hvilke beløp som aksepteres, og dette skal i utgangspunktet skje for hver post. Dersom byggherrens sluttoppgjørstilsvar ikke gjør dette, så vil entreprenørens krav i praksis anses som akseptert.

Entreprenøren har selvsagt også krav på at sluttoppgjørstilsvaret sendes i tide, det vil normalt si innen to måneder etter at sluttoppgjøret er inngitt. Er sluttoppgjørstilsvaret for sent ute, vil byggherrens innsigelser være tapt, og entreprenørens krav ansett som akseptert. Riktignok er det i teorien, og i noe praksis, lagt til grunn at byggherrens innsigelsesfrist ikke løper dersom entreprenørens sluttoppgjør ikke var tilstrekkelig dokumentert. Dette er etter mitt skjønn feil, dersom byggherren mener at sluttoppgjøret ikke er godt nok dokumentert er det naturlig å forvente at den innsigelsen fremmes innen fristen, på samme måte som for eksempel i henhold til regningsarbeidsreglene.

10. Husk søksmålsfristen!

Sist men ikke minst – husk søksmålsfristen! Denne utløper 8 måneder etter overtakelse, og som jeg har skrevet om tidligere kan denne være særlig lett å glemme for underentreprenører som ofte ikke deltar på overtakelsen. Og har prosjektet vært langvarig, er det også viktig å huske på at krav foreldes tre år etter at du tidligst kunne fremsatt det.