Mindre søppel fra regjeringen

DSS, det vil si Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon. Seksjonssjef Bjarte Nygård og seksjonsleder Paulo Ruvina kom på FM-konferansen for å fortelle om behovsstyrte tjenester i praksis.

Store papirmengder

– Jeg skal ikke si at vi jobber på en «papirfabrikk», men det er fremdeles veldig mye papir som skal inn og ut av regjeringskvartalet, sier Nygård.

Tidligere har logistikken vært frekvensstyrt – det vil si at papirdunkene har vært tømt på faste tidspunkter. Nå er den behovsstyrt i stedet. Når avfallsbeholderne tømmes etter behov, så får det flere konsekvenser, forklarer han:

– Det endret hele måten for hvordan du ser på tjenesten. Plutselig får du et insentiv til å styre behovet. Dermed blir både du og medarbeiderne mye mer bevisste på hva som styrer behovet.

50 tonn aviser

Da alle begynte å se på papirmengden, ga det resultat:

– I løpet av et år bærer vi inn og ut 40–50 tonn aviser av kvartalet. Vi gikk til de store avishusene og lurte på om vi kunne få digitale abonnement, sier Nygård. Med 5000 ansatte er departementene en viktig nok kunde til at avisene var veldig interesserte.

– Vi fikk til en avtale og ble kvitt 30–40 tonn med aviser hvert år. Da hadde vi manipulert behovet voldsomt samtidig som brukerne er kjempefornøyde. De har tilgang til nyhetene, og det er kjempeviktig for dem, slår han fast.

240-litersdunker

I neste omgang så DSS på de klassiske avfallsbeholderne. På kopirommet sto det 140-litersdunker. Nygård ville gjerne gjøre noe med størrelsen, men en 240-litersdunk fylt med offentlige utredninger veier for mye til at den kan vippes og trilles ut. Så var det noen som fant en beholder med tre hjul. Dermed er det bare å trille den ut uten å vippe den opp på hjulene.

– Vi har hatt en reduksjon i hentefrekvensen på 83 prosent. Det er helt enormt. Det er klart at det gir gevinster. I tillegg har det gitt muligheter til å se på hvordan tjenesten sources. Før hadde vi et eksternt firma: De på huset kunne ikke ta på seg den oppgaven med en fast frekvens. Når frekvensen ble så lav, kunne de ta den på seg, og vips, så har vi spart flere hundre tusen kroner, forteller han.

Pant på kantinebeholdere

Smarte og komprimerende beholdere har også gitt reduksjon, og nå er departementene igang med en pilot med flergangsbeholdere av plast. Tidligere leverte kantinen ut 68.000 engangsbeholdere i året med mat. Siden byggene har sosiale soner og noen går til en kantine i et annet bygg, så er det ikke til å unngå at noen tar med mat ut av kantinen. Engangsbeholdere er ikke bare en dårlig løsning for miljøet – med sjeldnere tømming begynner de også å lukte.

– Vi kom over en løsning med en leverandør av flergangsbeholdere. Nå har vi fått på plass et samarbeid mellom denne leverandøren og kantineoperatøren, forteller Bjarte Nygård. Snart er det slutt på engangsbeholderne. I stedet blir det flergangsbeholdere med høy pant som spisegjestene får tilbake når de leverer inn igjen beholderen.

– Verden skriker etter sånne løsninger, mener Nygård. Nå er han spent på hvor lenge beholderne kan brukes før de slites ut og om det går greit å finne en leverandør som kan ta dem tilbake, smelte ned plasten og lage nye.

Senker stress

Paulo Ruvina peker på at det handler om mer enn å redusere avfallet og hente sjeldnere:

– Hvis vi får slutt på at det flyter papir på toalettet, så tenker vi på å spare timer. Stressnivået tenker vi ikke på, sier han. Derfor blir spørsmålet hva gevinsten er i form av opplevd kvalitet og mindre stress for brukerne – som i neste omgang betyr at innovasjon og klimavennlige løsninger kan føre med seg lavere sykefravær.

– Behovsstyring tilrettelegger for kontinuerlig forbedring, sier Ruvina.