Vil du vinne anbudskonkurransen?

Boligbyggs anskaffelsesrådgivere gjennomfører mange offentlige anskaffelser årlig. Dette er alt fra kontrakter på noen hundre tusen kroner, til entrepriser på flere hundre millioner.Rådgiverne deler sine beste råd for et godt tilbud som kan vinne anbudskonkurransen.

1. Les konkurransegrunnlaget nøye

Ifølge anskaffelsesrådgiverne er det ofte lett å skille tilbydere som har lest konkurransegrunnlaget, og de som ikke har gjort det.– Vi ser noen ganger at tilbydere forsøker å legge inn forbehold som det ikke er anledning til. Da er det bedre at man kontakter oss for å avklare det som er uklart, sier anskaffelsesleder Helene Stamnes.– Det er også lurt å sette seg inn i konkurransegrunnlaget i god tid før fristen, slik at man har tid til å stille spørsmål hvis man lurer på noe.

2. Lever det som du blir bedt om

Det er både en utfordring når det mangler viktig dokumentasjon for å vurdere tilbudet, og frustrerende når det leveres inn masse dokumentasjon som man ikke har bedt om.– Vi vil vite hvordan du skal løse akkurat dette prosjektet. Lever det vi skriver at vi trenger for å vurdere tilbudet. All annen dokumentasjon etterspør vi ved behov, sier Stamnes.Noen ganger legger tilbydere ved ekstra dokumentasjon i håp om at det vil øke vinnersjansene. Dette endrer ikke vurderingene som gjøres.– Alle tilbud vurderes på likt grunnlag, ved å vurdere hvordan tilbudet oppfyller kriteriene som er satt for konkurransen, sier Stamnes.

3. Tilpass tilbudet

Altfor ofte ser anskaffelsesrådgiverne eksempler på tekster som mer eller mindre er klippet og limt fra andre tilbud.– Vi har til og med opplevd at navnet på virksomheten man leverer tilbud til ikke er byttet ut, sier Stamnes, og understreker at det er lurt å sette seg inn i det man trenger å vite for å kunne svare godt på oppdraget.Boligbygg er en del av Oslo kommune, og følger det regelverket for offentlige anskaffelser og kontrakter som gjelder til enhver tid.– Ved entrepriser bør man generelt gjerne ha god kjennskap til Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune (SKOK), og det kan i de fleste tilfeller være lurt å sette seg inn i Oslomodellen. Modellen gjelder for de aller fleste anskaffelser som gjøres i kommunen, og påvirker blant annet pris, forteller Stamnes.

4. Husk at pris ikke er alt

– Det er veldig sjelden at pris er det eneste kriteriet for å vinne en offentlig anbudskonkurranse. Det er faktisk sjelden at pris teller mer enn femti prosent, påpeker Stamnes.Altså er det mange andre faktorer som kan spille inn for om tilbudet ditt når opp i konkurransen. Men når det først gjelder pris, er det lurt å gjøre som man blir bedt om.– Ikke lag ditt eget prisskjema. Bruk dokumentene og malene du blir bedt om å bruke. Da blir det lettere for oss å vurdere ulike tilbud opp mot hverandre.Det er veldig sjelden at pris er det eneste kriteriet for å vinne en offentlig anbudskonkurranse. Det er faktisk sjelden at pris teller mer enn femti prosent, påpeker Stamnes.Altså er det mange andre faktorer som kan spille inn for om tilbudet ditt når opp i konkurransen. Men når det først gjelder pris, er det lurt å gjøre som man blir bedt om.– Ikke lag ditt eget prisskjema. Bruk dokumentene og malene du blir bedt om å bruke. Da blir det lettere for oss å vurdere ulike tilbud opp mot hverandre.

5. Lever ryddig og vær ute i god tid

Hvis du navngir dokumentene med gode og informative titler, blir jobben mye enklere for anskaffelsesrådgiverne som skal vurdere tilbudet, og du skaper et bedre inntrykk av din egen virksomhet.– Gode og ryddige tilbud gjør det mye lettere å finne det man ser etter i en anbudskonkurranse. Et rotete tilbud med tilfeldige dokumentnavn tar gjerne mye ekstra tid for oss, sier Stamnes.Hun mener at en del tilbud bærer preg av å ha vært laget litt raskt, rett før tilbudsfristen.– For å lykkes med et godt og ryddig tilbud er det lurt å være ute i god tid. Tilbudsfristen er absolutt, så tilbud som kommer for sent blir heller ikke vurdert.